Mais que uma avaliação de riscos ou implementação de políticas de procedimentos adequados, o Compliance permite o planejamento inteligente, reduzindo gastos e aumentando a performance da organização.

No entanto, quais as prerrogativas que estabelecem o sucesso da criação de um bom conjunto de práticas de conformidade? Confira agora, as 7 dicas que preparamos para as empresas de webhosting e cloud computing na elaboração de Compliance.

O que é compliance?

Antes de mais nada, precisamos entender que Compliance é um conjunto de ações, com regulamentações e políticas internas, que tem por objetivo garantir que uma empresa esteja em conformidade com todas as leis do país.

O Compliance se tornou cada vez mais importante dentro das organizações, pois não só evita riscos, mas mantém uma estrutura de boas práticas que permeiam o sucesso de qualquer negócio.

Em pesquisas recentes que analisam a maturidade do Compliance no Brasil, podemos observar que a aplicação desse grupo de ações ainda pode alcançar números melhores, mas já está em um bom caminho. Segundo o estudo realizado pela KPMG, 64% das empresas brasileiras realizam algum tipo de Compliance.

Uma prova de que as organizações têm se preocupado com isso, é o crescimento exponencial no setor de tecnologia, principalmente após a pandemia. Só em 2021, a busca por especialistas em TI cresceu 310%, segundo o levantamento da empresa GeekHunter, empresa especializada na contratação de profissionais de TI.

Aplicações de soluções EGRC (Enterprise Governance, Risk and Compliance) ganharam real significado nos últimos anos. De forma que o mercado global de governança corporativa, risco e conformidade foi avaliado em US$ 47.223,0 milhões em 2022 e deve crescer a um CAGR de 13,8% de 2023 a 2030.

Por que o compliance é tão importante para empresas de hosting e cloud Computing

Tanto as empresas com foco em webhosting quanto as especializadas em Cloud Computing carregam uma força imensa para um Compliance de uma organização. Afinal, são responsáveis por garantir segurança de dados, contando com políticas de acesso, cultura interna e tecnologias antifraude para assegurar a confiabilidade de inúmeras informações.

Dessa forma, esses tipos de empresas não só evitam que as organizações venham a sofrer as penalidades da Lei, assegurando a proteção de dados dos seus clientes e colaboradores, mas também cooperam para elevar a credibilidade delas dentro do mercado.

Além disso, são os softwares personalizados dessas empresas que otimizam o processo de grandes organizações, trazendo desde o retorno financeiro a uma grande excelência em gestão.

Quais são as quatro fases do compliance?

Cada organização tem suas peculiaridades e adotam práticas únicas, pois possuem culturas distintas. Com isso para aplicar um programa, é necessário seguir quatro etapas, que são consideradas as fases do Compliance, confira:

• Diagnóstico: nesta fase inicial, é preciso fazer um diagnóstico como o próprio no nome sugere sobre a organização. Aqui pode ser realizado um mapeamento de risco com a elaboração e apresentação de relatórios.
• Adoção: quando o projeto vai sair do papel para ser colocado em prática, chamamos esta etapa de adoção. Nesse contexto, é definido uma estrutura de operação do compliance e como isso será distribuído em setores e seus respectivos responsáveis.
• Consolidação: nesta fase é onde o programa de Compliance será apresentado para toda a equipe, com o planejamento de treinamentos e agendas.
• Análise de resultados: por último, a fase de análise de resultados é um processo para avaliar e monitorar as medidas implantadas. Bem como, verificar o que tem sido ou não eficiente.

Como fomentar o compliance em empresas de webhosting e cloud computing em sete passos?

Se fossemos fazer uma analogia, poderíamos comparar o Compliance a um quebra-cabeças com todas as suas peças, onde uma se encaixa a outra perfeitamente para que, então, ele fique completo. Por isso, dividimos em algumas dicas, as ações que podemos reunir para fazer um programa organizacional de práticas perfeito.  Confira a seguir.

1.      Organize um comitê multiprofissional

É muito importante desenvolver o apoio de uma equipe multidisciplinar em cada setor. De forma que fique claro os responsáveis por alertar sobre problemas que possam surgir. Afinal, equipes eficientes alcançam soluções, evitam riscos e abraçam melhorias.

Dessa forma, escolher pessoas comprometidas e com qualidades distintas pode ser ótimo para compor um comitê diversificado e que esteja alinhado às necessidades reais da organização.

Outro grande ponto a considerar é o apoio à diversidade. A 1ª consultoria de engajamento do Brasil (Santo Caos) realizou um estudo que comprovou que aproximadamente 41% das pessoas que pertencem à comunidade LGBT já sofreram algum tipo de discriminação em suas equipes. Outras 61% das pessoas escondem a sua orientação sexual de seus colegas de trabalho, com medo de que isso provoque algum tipo de problema ou discussões.

Então, é válido ressaltar que manter um comitê diverso é um ponto importante para seguir no Compliance, livre de preconceitos e proporcionando oportunidades para todas as minorias.

2.      Crie um programa de integridade

Após a análise de pontos falhos ou requisitos a melhorar a empresa poderá criar o seu programa de integridade e compartilhar com todos os colaboradores.

Esse documento deverá conter as instruções sobre o modo como devem ser acessadas e tratadas informações de interesse interno. Dessa forma, as práticas devem ser voltadas a políticas de acesso, cultura interna e tecnologias antifraude.

Esse conjunto de normas internas deverá prever os procedimentos necessários para que a empresa respeite os princípios da Administração Pública. Pode-se considerar alguns pontos importantes ao criar o programa, como:

• estrutura do ambiente de governança e a gestão;
• avaliação regular com periodicidade de tempo determinado de riscos de integridade;
• elaboração, implementação e revisão constante de políticas e procedimentos internos;
• comunicação assertiva, acessível e constante com todos os envolvidos nas atividades da empresa
• Investimentos em treinamento e aperfeiçoamento dos funcionários;
• Controle de acompanhamento do programa, com revisões, aplicação de medidas corretivas e penalidades.

3.      Desenvolva treinamentos

Uma das dicas mais importantes é essa: desenvolver treinamentos! Afinal, para que aconteça a fixação dos regulamentos é preciso praticar.

Após a implementação do programa é importante certificar-se de que os executivos, funcionários e fornecedores terceirizados da empresa leiam e aprovem todas as políticas e procedimentos. Portanto, é importante promover eventos periódicos, ou até mesmo semana de cursos e palestras sobre o Planejamento estratégico, Normas etc.

Uma boa ideia é incluir a prática de processos que assegurem a pronta interrupção de irregularidades e correção de danos com esses treinamentos regulares, no qual podem participar desde a equipe até os parceiros externos.

4.      Dê o exemplo

Em um evento virtual promovido pela FIESC (Federação das Indústrias do Estado de Santa Catarina), a advogada Patrícia Punder disse uma frase muito importante sobre o papel da gestão no Compliance: “A principal função de um programa de compliance não é acabar com o risco, que faz parte do negócio, mas deixar os gestores e executivos conscientes dos riscos que estão sendo assumidos”, afirmou.

Por isso, os gestores e líderes devem estar extremamente comprometidos em ser modelo em um programa de Compliance. De forma que, a partir de seu estímulo e iniciativa, os demais colaboradores sintam-se inspirados a seguir com as práticas.

Afinal, é o gestor que poderá, inicialmente, exercer o papel de mediador, executor e disseminador das práticas e políticas de Compliance.

5.      Adote tecnologias antifraude

Segundo uma pesquisa global da consultoria PwC, 62% das organizações no Brasil relataram ter sofrido uma ou mais formas de fraudes ou crimes econômicos em 2022. Esse número é bem alto se compararmos com o percentual de fraudes registrada no mundo, cerca de 46%.

Dentro dos resultados do estudo, o crime cibernético representa a maior ameaça. Na sequência, estão as fraudes praticadas pelo consumidor e, na terceira posição, o roubo de ativos.

Ainda de acordo com as informações da pesquisa da PwC, as pressões ambientais, sociais, financeiras e geopolíticas são os fatores que estão relacionados a esse quadro instável e passível de riscos. Dessa forma, esse cenário apresenta um verdadeiro desafio para que se cumpra a missão de prevenir fraudes e crimes econômicos.

O quadro é tão preocupante que as organizações estão em uma corrida para promover mudanças, treinamento, adaptação a controles internos e monitoramento. E mesmo assim, eventuais brechas nos mecanismos de defesa podem ser a ponte para possíveis golpistas passarem.

Portanto, agora mais do que nunca, os processos de segurança das organizações são imprescindíveis para manter a credibilidade dos negócios perante clientes e investidores.

6.      Monitore e faça auditorias continuamente

Um Compliance bom é aquele que está sempre ativo, afinal esse processo nunca para, muito pelo contrário, só evolui. Então, avaliar os recursos, fazer balanços, auditorias e verificar resultados é a chave para a aplicação do programa em uma organização que visa o crescimento.

Inúmeras metodologias e ferramentas organizacionais podem ser implementadas também na área de TI para auditoria. É o caso da metodologia de gerenciamento ágil, que ganha espaço do setor com a popularização do DevOps. Outros conceitos, como o de TI bimodal, também são aliados de ferramentas que potencializam os resultados do setor.

Dentre os benefícios de fazer uma auditoria, estão:

• Redução dos riscos de processos e projetos;
• Aproveitamento dos recursos existentes, tanto humanos quanto equipamentos e de tecnologia;
• Garantia da solução dos principais problemas de TI com antecedência e oportunidade de aplicação de planos de ação eficientes;
• Adequação das práticas de TI às exigências do mercado e às novidades na área;
• Aprimoramento da gestão de TI, permitindo melhor entendimento sobre o funcionamento da área;
• Possibilidade de maior credibilidade ao setor de TI, tanto perante os clientes quanto os outros setores da organização.

7.      Treine sua equipe para a crise

Por último, mas não menos importante, é preciso imaginar todos os cenários possíveis e preparar as equipes para eles. Afinal, se podemos prever as situações, os riscos e os danos que podem ocorrer e evitar, temos que imaginar o que poderia ser feito caso certas situações acontecessem de fato.

Dessa forma, preparar os colaboradores pode ser um grande trunfo para minimizar uma crise, evitando possíveis danos à imagem da organização. Por isso, uma boa dica é já organizar, antes de tudo, um comitê de gerenciamento de crise.

Para isso, é importante considerar o perfil das pessoas que vão compor esse comitê, considerando os seguintes aspectos:

• O comitê deve ser composto por pessoas que saibam lidar com situações de extrema pressão;
• Essa equipe também deve ter integrantes que tenham uma boa visão de mercado e estejam em áreas essenciais da empresa, visando o cliente e a organização;
• Os colaboradores devem ter perfis e qualidades distintas, pois cada um vai ter uma visão diferente e uma análise do ponto de vista de cada processo. Dessa forma, a construção e tomada de decisões vai ser bem mais rica e sólida.

Como encontrar a fornecedora de backup mais segura para sua empresa?

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